働き方改革やテレワーク導入をきっかけに、業務効率化や多様な働き方への対応が求められている今。「BYOD」の考え方を取り入れる企業が増えているのをご存じでしょうか。
今回は、BYODについて「まだ耳なじみがない…」「何となく見覚えはあるけれど、一体何のこと？」そんな方に向けて、基礎知識をまとめました。
BYODが注目される理由やメリット、リスクについても解説しているので、これを機にぜひ知っておいてください。
BYODとは
BYOD（ビーワイオーディ）とは、「Bring Your Own Device」を略した言葉で、「自分のデバイスを持ち込む」という意味です。
つまり、社員や従業員が個人で所有している私物のスマートフォンやPC、タブレット端末などを、会社の業務で利用することを指します。
ひと口に「デバイス（Device）」と言ってもさまざまなものがありますが、インターネットを介して企業情報にアクセスできるものは、すべてデバイスに当てはまります。
そのため、パソコンやスマートフォン、タブレット端末はもちろん、USBメモリやSDカードなどのメディア機器、スマートウォッチなどのウェアラブル端末も、BYODの「デバイス」に該当することが考えられます。
BYODが注目される理由
なぜ今になって、BYODが注目されているのでしょうか。理由は大きく分けて2つあります。
テレワークの導入・浸透
コロナ禍を機に、デスクのあるオフィスには出社せず、自宅でそれぞれが仕事をする「テレワーク」を導入する企業が急増しました。
テレワークを導入すると、企業はテレワークを行う従業員の数だけノートパソコンやタブレットなど、何らかの端末を用意しなくてはなりません。デスクトップPCでの業務をメインとしていた企業にとっては、テレワーク用の設備投資が必要になります。
そこで考えられたのがBYODです。従業員個人のデバイス端末利用を認めれば、余計な設備費をかけなくてもすぐにテレワークを導入できるようになります。
働き方の見直し
テレワーク導入は、コロナ流行だけでなく働き方の多様化を認める動きも影響しています。これまでは、満員電車にゆられて会社のある都市部へ出社するのが当たり前でしたが、自宅で業務を行うテレワークでは、出社する必要がありません。また、他拠点や遠方に住んでいる従業員も、居場所を気にせず自由な場所で仕事ができるようになります。
通勤時間を削減できるので、その分の時間に余裕が生まれ、業務や自分のために時間を使えるように。自宅で仕事ができる環境を用意できれば、従業員の働き方のニーズに柔軟に応えることができます。
このように、働き方の多様化に早急に対応するためにBYODを取り入れる企業が増えてきているのです。
専用アプリの登場
国内の通信インフラは日々進歩しており、今ではどこにいてもある程度スムーズに通信ができる環境が整ってきました。
それに伴い、今ではほとんどの人がスマートフォンを所有するようになっています。
BYODを導入する企業が出てきてからは、BYODに役立つアプリやWebサービスも続々と登場しました。通信環境の整備やこれら専用アプリの登場が、BYOD導入を後押しする背景になっています。
BYOD とCYOD
自分のデバイスを使用するBYODに対して、CYODという言葉があります。
これは「Choose Your Own Device」の略で、企業が指定したデバイスのなかから従業員がデバイスを選ぶことです。
使いたいデバイスを自由に選べる点ではBYODと同じですが、CYODでは企業が用意したデバイスを使わなくてはなりません。自分の使い慣れた私物を利用するBYOD とCYODでは、自由度が違います。
また、CYODでは、企業はテレワーク時に従業員分のデバイスをひと通り用意しなくてはなりません。BYODを認める企業とCYODを導入する企業では、設備面においてもかかるコストが異なります。
BYODのメリット
BYODは、在宅勤務やリモートワークの導入に役立つだけではありません。
企業がBYODを導入すると、他にも以下のようなメリットを得られます。
コスト削減につながる
従業員がすでに所有している私物のデバイスを利用するので、企業側が新たにデバイスを用意する必要がありません。これは、設備にかかるコストカットにつながります。
業務にデバイスを使用する必要のある従業員が多い企業ほど、BYODによるコスト削減を見込めるでしょう。
業務効率化の可能性
BYODは、従業員が自分の使い慣れた端末を利用できるため、同じ業務でも効率化しやすく、生産性が向上する可能性があります。
また、個々が自分のデバイスに合った効率化の方法を考えて行動するようになります。業務効率化に必要な環境を整備するには時間がかかりますが、それぞれがスピーディに行動できるため業務効率化を図る上で重要です。
従業員の満足度が向上する
従業員自身が使い慣れている私物を利用するため、システムや機器変更の度に、新しい機器の使い方を覚える必要がありません。従業員の負担やストレス軽減につながり、従業員満足度の向上も期待できます。
また、自分が気に入っている端末を利用してもらうことにより、モチベーションの向上や維持につながります。
シャドーBYODの対策になる
シャドーBYODとは、「シャドーIT」などとも呼ばれる行為です。
企業がBYODを許可していないにも関わらず、私物のデバイスが業務に使用されることを指します。例えば、従業員が私物のスマートフォンで勝手に取引先にメールを送るといった行為です。シャドーBYODが行われると、企業全体のセキュリティ面に問題が起こるリスクが高くなります。情報インシデントや漏えいなど、万が一の事態が起こってしまったとき、企業側に重大な影響を及ぼすおそれがあるのです。
企業は情報を管理する側として、従業員が利用するデバイスや外部サービスをすべて把握しておかなくてはなりません。
BYODは、セキュリティ面におけるリスクマネジメントが行われた上で導入されるため、不測の事態を防ぐことに繋がります。
BYODのデメリット・リスク
BYODがもたらすのはメリットだけではありません。導入によって以下のようなデメリットやリスクも存在します。BYODを検討しているのであれば、デメリットやリスクも踏まえた上で対策を講じる必要があります。
情報漏えいのリスクが高まる
従業員がデバイスを紛失したり盗難に遭ったりした際に、企業の機密情報が漏洩するリスクがあります。また、従業員の私物を利用してデータを持ち出すため、セキュリティ管理が困難になる可能性があります。
オン・オフの境界が曖昧になる
従業員がプライベートでも使用しているスマートフォンなどで業務を行う場合、業務とプライベートの境目が曖昧になりやすくなります。業務時間を問わず作業ができてしまうため、サービス残業を誘発してしまうおそれもあります。
労働状況の把握が困難
BYODによる業務では、時間の制御管理が難しく、従業員がいつどのくらい勤務しているかが把握しづらくなります。そのため、労務管理が複雑化することが懸念されます。
費用負担面で問題が起こる可能性
業務で負担した通信費の算出など、どちらがどれだけ費用を負担したかが把握しづらく、あとになって問題が起こる可能性があります。また、端末の購入費用の負担割合についても、トラブル回避のための対策が必要です。
セキュリティ対策が必至
BYODを導入するには、セキュリティリスクに備えるためにある程度の対策が必要です。
例えば、機器の管理についてルールを整備したり、デバイスを管理するための専用のシステムを導入したりする対策が挙げられます。
BYOD導入時のポイント
実際にBYODを導入する際に気を付けるべきポイントや具体的な対策についてまとめました。
BYODは従業員の協力が必須
BYODは、従業員の協力なくしては導入できません。中には、プライベートで使っているデバイスを仕事で使いたくない、会社に知られたくないといった人もいるでしょう。
私物のデバイスを利用すると、会社にプライベートな情報までも知られてしまうのでは？と不安を感じている人もいるかもしれません。
施策を成り立たせるためにも、BYODの仕組みや管理ソフトとプライベートの保護の関係性について十分に説明し、理解してもらうような取り組みが大切です。
また、どうしてもBYODに協力できない従業員に対してはCYODを適用するなど、一定の配慮や工夫も求められます。
社内ルールを策定して従業員に理解・浸透させる
BYODとして利用する端末にインストールしても良いアプリや情報保護の仕方など、端末を利用する際のガイドラインを設けて情報漏えいのリスクに備える必要があります。
万が一インシデントが発生した場合の対応の仕方なども策定しておきましょう。
また、利用時間帯を決めておき、業務時間外に利用する際のルールを明確にしておくことも大切です。プライベートと仕事の境界を明確にして、従業員がストレスなく利用できる環境をつくりましょう。
社内ルールを決めただけでは意味がありません。それを従業員にしっかりと伝えて、理解浸透させるまでが大切です。
リテラシー向上の教育
企業はもちろん、従業員のセキュリティ意識が希薄な状態のままBYODを進めてしまっては、事故やトラブルのリスクを回避できません。
まずは、従業員1人ひとりのセキュリティに対する意識を高めるための教育機会を設けることも重要です。eラーニングシステムなどを活用してセキュリティリテラシーを高める取り組みや定期的な社内研修、ワークショップなど、継続的に意識を高める教育を行いましょう。
MDMを導入する
MDMとは「Mobile Device Management」の略で、スマートフォンなどのモバイルデバイスを、一元的に管理・運用するシステムです。MDMを導入するとBYODに使用するデバイスを遠隔地からロック・初期化したり、紛失時の第三者による不正利用を防いだりできます。また、アプリや顧客情報などの管理、デバイスの機能制限など、目的に応じたセキュリティ対策ができるようになります。
また、IT管理者や総務担当者などの手間や負担も軽減できるため、BYODを導入する多くの企業で活用されています。
